如何將 ESG 融入物業管理?

如何將 ESG 融入物業管理?

近年全球各地均重視可持續發展。聯合國在2005年推出全球契約 (UN Global Compact),首次提出ESG概念,作為一套評估一間現代企業營運的客觀指標。所謂ESG,是3個英文字的縮寫, 亦代表3個大方向,分別是環境保護 (E – Environmental)、社會責任 (S – Social) 和公司管治 (G – Governance),可以說是一套企業實踐社會責任的實際行動方䅁。現時ESG已廣泛被應用作衡量一間公司或企業業務的長期價值,以及在進行檢討投資項目、決定如何配置投資的資產類別時一套客觀的依據。

故此,各行各業的未來發展方向都是致力將ESG理念融入管理及營運模式內,而香港物業管理(物管)業亦不例外,物管公司如何推動保護環境、履行社會責任及加強企業管治工作已成為創建物管業一個更加美好的未來及衡量物管業朝專業化優質化向前邁進的一個重要指標。

物管業界在促進可持續發展上擔當重要角色

聯合國在《 2030年可持續發展議程》中提出了17 個可持續發展目標,而保護環境和應對氣候變化均是全球關注的議題。香港政府亦於去年公布《香港氣候行動藍圖2050》,以「零碳排放‧綠色宜居‧持續發展」為願景,制定「淨零發電」、「節能綠建」、「綠色運輸」和「全民減廢」四大減碳策略和措施,銳意令香港於2050年前實現碳中和的目標。

多項研究均顯示,全球四成的碳排放來自建築物及建築工程,而建築物用電更佔香港總用電量的九成,主要消耗在空調系統上(佔49%)。普遍而言,室內空氣的污染程度更是室外的5倍,而通風不良是其中最主要的原因。故此,推廣環保建築、提升能源效益、減少能源消耗和廢棄物,以及促進室內通風以改善空氣質素,均是物管業界在促進物管業及整體社會可持續發展上急需正視及處理的問題。

新冠疫情帶動業界廣泛應用科技

過去兩年多,新型冠狀病毒在全球肆虐,令投資者更加關注企業的抗逆力和可持續發展,並成為將ESG進一步納入投資決策和企業策略的催化劑。

與此同時,隨着大眾對樓宇物業環境衞生安全的要求提高,疫情亦突顯了科技應用的重要性。物管業以先進科技來協助處理各項防疫抗疫工作無疑已成為日常生活的新常態,智能體溫檢查裝置、無接觸按鈕電梯、消毒清潔機械人、空氣質素感應、電梯扶手紫外綫消毒殺菌等已是處處可見,彼彼皆是。科技應用已廣泛融入我們的日常生活工作之中並帶來各種明顯的效益,公眾對智慧城市可持續發展愈趨關注。

落實物管業發牌制度是推動業界可持續發展的關鍵

物業管理業監管局(監管局)作為香港物管業的倡導者,一直致力提升物管行業的地位和專業水平,以配合香港物業市場及經濟的整體發展。我們深信,落實物管業發牌制度是提升物管公司長遠價值、推動業界可持續發展的至要關鍵,亦是將ESG概念融入物管業的未來大方向。

首先,物管業發牌制度為業界訂定一套客觀劃一的專業資格條件,一方面社會各界可更容易了解物管業的專業標準,令物管業專業地位得以提升,另一方面亦同時為物管從業員提供了明確的專業發展路向階梯,有助吸引招攬人才入行,為物管業界未來帶來源源不絕的新動力,推動行業持續向前發展 。監管局至今已發出8,500多個物管人牌照,並接獲超過310多間物管公司的牌照申請,當中有130多間物管公司已成功獲發牌。物管業發牌制度下的三年過渡期尚餘不足一年時間便完結,我在此熱切呼籲,現時仍未申領牌照的物管從業員及物管公司,事不宜遲,應馬上開展申領程序,有序分流領牌,並預留充足時間以完成審批工作,以實際行動支持物管業界可持續發展。

此外,發牌制度亦有助物管業推行良好及負責任的企業管治。自發牌制度實施以來,監管局積極為業界制定《操守守則》及《良好作業指南》,就執行保護環境、履行社會責任及加強企業管治相關的工作提供實務指引。監管局至今已發出共13份守則指南,內容涵蓋不同物管範疇,以協助業界將ESG理念融入管理及營運模式內。

社會及物管業工作環境不斷轉變,物管從業員須透過持續進修增加知識及提升技能,才能應對新的挑戰。監管局於今年初推出「持續專業發展計劃」,為持牌人參與持續進修活動釐定了準則和要求,並鼓勵持牌人在發牌制度過渡期內以自願形式參與由監管局舉辦或已獲監管局認可的持續進修活動。我們相信,這些持續進修活動可協助物管從業員在工作以外不斷吸收新知識和學習新技能,以應付其物管工作的挑戰,與時並進。監管局在計劃下舉辦的持續專業發展講座,亦以推動業界可持續發展為依歸。以往的講座主題包括物管業界可如何就《都市固體廢物收費條例》的實施作好準備、如何採用創新科技以提供「以人為本」的服務及提升物業樓宇安全、與及如何保障個人資料私隱等,均有助物管業界實踐執行有關ESG的工作。

展望未來

保護環境、履行社會責任及加強公司管治是企業推動可持續發展的三條重要支柱;隨著社會不斷進步,市民大眾與各持份者會更著重企業的經營模式及在社會不同層面的表現。監管局會持續努力,繼續與業界團體、業主組織、各政府部門及公營機構協作,凝聚各方力量,透過發牌規管、制定守則及鼓勵持續進修「三管齊下」,提升物管業專業水平,將ESG概念全面融入物業管理服務,與業界攜手邁向物管新里程、抱擁物管新世代。

 

物業管理業監管局主席

謝偉銓

(只有中文版本)

成為指明學歷的準則

持有物業管理人牌照的其中一個準則,是持有物業管理業監管局(監管局)指明的學歷。在決定指明的學歷時,監管局會考慮以下因素:

香港資歷架構級別及資歷學分

一般而言,學位或同等學歷必須符合資歷架構第5級或以上並具有最少150個資歷學分,而副學士學位、文憑或同等學歷必須符合資歷架構第4級或以上並具有最少90個資歷學分。

與物業管理業的相關性

監管局將採用物業管理業行業培訓諮詢委員會制定的「職業資歷階梯」作為評審工具。一般而言,課程必須涵蓋7個職能範疇中的4個或以上的範疇,而當中必須包括「應用法律」。此外,課程涵蓋的能力單元必須是根據「職業資歷階梯」為「物業經理」(適用於物業管理人(第1級)牌照)或「物業主任」(適用於物業管理人(第2級)牌照)職位制定的能力單元。只有當課程所涵蓋的職能範疇內的能力單元數目達到或超過監管局規定的以下要求,該職能範疇才會被視為已獲涵蓋。

如課程以「職業資歷階梯」2016年版設計,監管局會以詳列於「職業資歷階梯」2016年版的準則評審;如課程以「職業資歷階梯」2021年版設計,則監管局會以詳列於「職業資歷階梯」2021年版的準則評審。

提出申請

團體或院校如有意將其課程成為指明的學歷,無論該課程是否根據「職業資歷階梯」為「物業經理」(適用於物業管理人(第1級)牌照)或「物業主任」(適用於物業管理人(第2級)牌照)職位所需的能力單元而設計,均可向監管局提出申請

註:有關物業經理及物業主任工作崗位的能力要求所涵蓋的職能範疇及能力單元的資料,請參閱:https://www.hkqf.gov.hk/pm/tc/vqp/pathways/index.html 
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一般操守守則

守則編號:C1/2020
生效日期:2020年8月7日

序言

以下載有實務指引的《操守守則》(「守則」)乃物業管理業監管局(「監管局」)根據《物業管理服務條例》(《物管條例》)第5‍‍‍條就施行第4條(違紀行為)而發出的。雖然持牌人不會僅因違反守則的條文而招致法律責任,但在紀律聆訊中,守則可獲接納為證據,及關於持牌人違反或沒有違反守則的有關條文的證明,可作為有助於確立或否定受爭議的事宜的依據。

守則
  1. 持牌人不得在專業方面,有失當或疏忽行為。
  2. 持牌人須秉持誠實、忠誠和嚴正的態度向其客戶提供服務。
  3. 持牌人須盡其所知提供準確及相關的資料或意見給予其客戶,以便其客戶根據已知情況作出判斷和決定。
  4. 持牌人須設立妥善的程序及制度以管理和監督其提供的物業管理服務。
  5. 持牌人在執業時須對其客戶及其他相關人士公平公正。
  6. 持牌人應避免與其客戶涉及利益衝突。在有可能有或有潛在利益(不論是金錢或其他實益利益)衝突的情況下,持牌人須在合理切實可行的範圍內盡快向其客戶詳盡披露有關利益。
  7. 持牌人不得惡意損害其他提供物業管理服務的提供者的名聲或貶低其他提供物業管理服務的提供者的作業方式。
  8. 持牌人不得作出可能損及物業管理服務專業的聲譽的行為。
  9. 持牌人須在執業時遵守香港的法律。

註釋

  1. 「持牌人」一詞是指物業管理公司牌照;物業管理人(第1級)牌照;物業管理人(第2級)牌照;臨時 物業管理人(第1級)牌照;或臨時物業管理人(第2級)牌照的持有人。
  2. 「客戶」一詞的定義與《物管條例》第16條所述的「客戶」相同。《物管條例》第16條訂明:「客戶(client)就獲某持牌物業管理公司提供物業管理服務的物業而言,指—(a)該物業的業主組織;及(b)就該服務支付或有法律責任就該服務支付管理費的該物業的業主。」
  3. 在裁定某持牌人有否按照守則第(3)及(4)段行事時,監管局會考慮有關的持牌人與其客戶所訂立的合約的條款,以釐定該持牌人提供的物業管理服務範圍及其須履行的責任。
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物業管理公司須有效控制物業管理業務

守則編號:C3/2021
生效日期:2021年1月8日

序言
以下載有實務指引的《操守守則》(「守則」)乃物業管理業監管局根據《物業管理服務條例》(《條例》)第5條就施行第4條(違紀行為)而發出的。雖然持牌人1不會僅因違反守則的條文而招致法律責任,但在紀律聆訊中,守則可獲接納為證據,及關於持牌人違反或沒有違反守則的有關條文的證明,可作為有助於確立或否定受爭議的事宜的依據。
守則

設立有效控制業務的機制

A(1) 持牌物業管理公司(「持牌物管公司」)須為其提供物業管理服務(「物管服務」)的業務設立有效控制的機制。該機制須包括以下元素:

  • 建立管理團隊架構;
  • 制定工作指引;
  • 提供足夠人手;
  • 提供足夠資源;
  • 提供合適培訓;
  • 有效監察;
  • 定期評估;
  • 適當跟進行動;
  • 備存紀錄;及
  • 監督分判商。

建立管理團隊架構

B(1) 持牌物管公司須就每一個其提供物管服務的物業建立管理團隊架構並擬備一份管理團隊架構圖表,讓員工知悉其管理團隊架構,以助執行職務及匯報工作。

制定工作指引

C(1) 持牌物管公司須設立妥善的工作程序及清晰的指引讓員工提供物管服務時有所依循。持牌物管公司須定期檢視及/或更新有關程序及指引,以確保符合運作上的需要。

提供足夠人手

D(1) 持牌物管公司須與其客戶2訂立物管服務協議及根據有關協議安排足夠員工以提供物管服務。

提供足夠資源

E(1) 持牌物管公司須提供工作上所需及合適的物品及工具,讓員工可在安全的工作情況下有效地提供物管服務。

提供合適培訓

F(1) 持牌物管公司須向其提供物管服務的員工提供合適的培訓,讓員工能符合有關工作程序及指引執行職務,並對未能按有關工作程序及指引提供物管服務的員工加強培訓。

有效監察

G(1) 持牌物管公司須持續及有效地監察提供物管服務員工的工作和行為,並定時進行審查,以確保員工依循有關工作程序及指引行事。

定期評估

H(1) 持牌物管公司須定期對提供物管服務的員工的工作表現作出評核,以確定員工有否依循有關工作程序及指引行事,並考慮是否需要加強培訓或提供進一步的指引。

適當跟進行動

I(1) 持牌物管公司須對沒有依循有關工作程序及指引行事的物管員工採取適當跟進行動。

備存紀錄

J(1) 持牌物管公司須就執行守則備存不少於三年的相關資料及文件。

監督分判商

K(1) 如持牌物管公司將全部或部份的物管服務分判給分判商或服務提供者,則該持牌物管公司須對有關分判商或服務提供者作出合適的監督,不論有關分判商或服務提供者是否持有物業管理公司牌照。

註釋

  1. 「持牌人」一詞是指持有以下牌照的人士:物業管理公司牌照;物業管理人(第1級)牌照;物業管理人(第2級)牌照;臨時物業管理人(第1級)牌照;或臨時物業管理人(第2級)牌照。
  2. 「客戶」一詞的定義與《條例》第16條所述的「客戶」相同,即「就獲某持牌物業管理公司提供物業管理服務的物業而言,指—(a)該物業的業主組織;及(b)就該服務支付或有法律責任就該服務支付管理費的該物業的業主」。在此定義下,租客不是客戶。
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物業管理公司處理投訴的機制

守則編號:C2/2021
生效日期:2021年1月8日

序言
以下載有實務指引的《操守守則》(「守則」)乃物業管理業監管局根據《物業管理服務條例》(《條例》)第5條就施行第4條(違紀行為)而發出的。雖然持牌人1不會僅因違反守則的條文而招致法律責任,但在紀律聆訊中,守則可獲接納為證據,及關於持牌人違反或沒有違反守則的有關條文的證明,可作為有助於確立或否定受爭議的事宜的依據。

守則

投訴程序及制度

A(1) 持牌物業管理公司(「持牌物管公司」)須就其提供物業管理服務(「物管服務」) 的每一個物業制定一套有效處理投訴2的機制(「機制」),並於有關物業的顯眼地方展示載有有關機制詳情的告示,讓客戶3備悉有關詳情。

A(2) 於守則第A(1)段所述的告示除須載有有關機制的詳情外,亦須載有以下內容:

  • 投訴方法;
  • 客戶可索取機制的詳情4
  • 收集個人資料聲明;及
  • 負責人的聯絡資料(見守則第B(1)段)。

A(3) 機制須包括以下元素:

  • 委任負責人監察投訴的處理;
  • 確認接獲及記錄投訴;
  • 盡快處理投訴;
  • 適時通知投訴人進度及結果;及
  • 妥善備存紀錄及提供投訴資料。

委任負責人監察投訴的處理

B(1) 持牌物管公司須就其提供物管服務的每一個物業委任一名持牌物業管理人負責監察投訴的處理(「負責人」),並將負責人的姓名、牌照號碼及電話號碼及/或電郵地址展示於有關物業的顯眼地方。

確認接獲及記錄投訴

C(1) 除守則第E(3)段另有規定外,在接獲投訴後,負責人須在合理及切實可行的範圍內盡快安排編配個案編號予有關投訴、記錄有關投訴的撮要於投訴登記冊5內,及向投訴人確認接獲其投訴並提供個案編號6

C(2) 負責人須確保投訴登記冊內載有以下的資料:投訴人的姓名/名稱(如有提供)、投訴的撮要及記錄日期。

C(3) 負責人須定時查閱載於投訴登記冊的資料,如發現錯漏,須在合理及切實可行的範圍內盡快作出或安排作出更正。

盡快處理投訴

D(1) 持牌物管公司在接獲投訴後須按機制在合理及切實可行的範圍內盡快展開跟進工作。然而,持牌物管公司可不處理不具名的投訴7

D(2) 除守則第E(3)段另有規定外,如投訴並非可由持牌物管公司處理(例如被投訴的對象並非持牌物管公司的員工或投訴的事宜並非屬其提供的物管服務範圍),持牌物管公司須在投訴人同意下將有關投訴轉介至有關人士或組織(例如管理委員會或業主委員會)或通知投訴人直接與有關人士或組織聯絡。

適時通知投訴人進度及結果

E(1) 除守則第E(3)段另有規定外,持牌物管公司須適時通知投訴人跟進工作的進度。

妥善備存紀錄及提供投訴資料

F(1) 持牌物管公司須妥善備存所有與投訴相關的資料8及文件,為期不少於自接獲投訴起計三年的時間(不論投訴是否成立),並須按業主組織的書面要求(如有),提供年度性的投訴統計資料(包括投訴的性質、小計及總數)。

註釋

  1. 「持牌人」一詞是指持有以下牌照的人士:物業管理公司牌照;物業管理人(第1級)牌照;物業管理人(第2級)牌照;臨時物業管理人(第1級)牌照;或臨時物業管理人(第2級)牌照。
  2. 如持牌物管公司合理地相信有關人士就某事宜只是作出查詢、提供意見或資料,而不是提出投訴,則毋須按守則處理有關事宜。投訴可由具名或不具名人士作出,而該等人士包括相關物業的客戶、用戶及訪客。投訴可透過不同渠道提出,包括口頭、電話、傳真及電郵等。如持牌物管公司合理地相信根據投訴人提供的資料未能辨認投訴人的身份,則可將相關投訴當作不具名投訴處理。
  3. 「客戶」一詞的定義與《條例》第16條所述的「客戶」相同,即「就獲某持牌物業管理公司提供物業管理服務的物業而言,指—(a)該物業的業主組織;及(b)就該服務支付或有法律責任就該服務支付管理費的該物業的業主」。在此定義下,租客不是客戶。
  4. 持牌物管公司可在收取合理的複印費後,提供機制詳情的複本。
  5. 登記冊可以電子形式備存。持牌物管公司可就物業的不同的部份(例如住宅部份、會所部份等)設立獨立的登記冊。
  6. 守則內提及持牌物管公司須與投訴人聯絡的指引只適用於投訴人有提供聯絡方法的情況。如投訴人沒有提供任何聯絡方法,則載於守則第C(1)段、第D(2)段、第E(1)段及第E(2)段關乎與投訴人聯絡的指引並不適用。
  7. 雖然持牌物管公司可不處理不具名的投訴,但仍須按守則第C(1)段的規定記錄不具名的投訴於投訴登記冊內。
  8. 相關資料包括與投訴人口頭及透過電話聯絡的紀錄。

根據《物管條例》,監管局要求其成員披露其屬於監管局決定的類別或種類的利害關係。《物管條例》亦規定監管局成員就須作出的披露,備存一份登記冊,有關登記冊須上載於互聯網以供查閱。

《物管條例》並無說明設立及維持利害關係登記冊之目的。但監管局認為,其目的在於提升透明度及確保監管局的決定過程客觀、公正,並得到公眾信任。

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專業團體名稱: 香港物業管理師學會
會籍: 資深會員(執業)

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專業團體名稱: 香港地產行政師學會
會籍: 物業及設施管理組會員(2021年6月至2022年6月,名稱為「物業管理組」)

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根據《物管條例》,監管局要求其成員披露其屬於監管局決定的類別或種類的利害關係。《物管條例》亦規定監管局成員就須作出的披露,備存一份登記冊,有關登記冊須上載於互聯網以供查閱。

《物管條例》並無說明設立及維持利害關係登記冊之目的。但監管局認為,其目的在於提升透明度及確保監管局的決定過程客觀、公正,並得到公眾信任。

利害關係登記冊或包含《個人資料(私隱)條例》所定義的個人資料。 閣下查閱此成員的登記冊時,已知悉上文所述有關登記冊之目的,並承諾不得將登記冊內個人資料用於其他目的。

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專業團體名稱: 屋宇設備運行及維修行政人員學會
會籍: 物業及設施管理處別會員

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