掌握业户联络资料 提升物业管理质素
物业管理（物管）公司掌握业户的联络通讯资料，是有效履行物管职责的重要基础。无论是日常物管运作，还是面对突发意外情况，完整而准确的业户联络资料都可协助物管公司更快捷有效地提供优质专业的物管服务。
业界实例：居安思危提升协作效率
负责为大埔居屋新兴花园提供物管服务的持牌物管公司昇捷管理服务有限公司，一直坚持定期提醒业户更新联络通讯资料。华润隆地综合物管平台总经理兼华润隆地昇捷董事总经理张玉龙先生表示：「对物管企业而言，准确的业户联络资料并不是单纯资料备案，而是连接服务与责任的桥樑。一方面，精准的联络渠道能让管理处与业户高效沟通，快速回应业户诉求、统筹处理屋苑设施维修、社区环境优化等事务，提升服务效率与质素；另一方面，遇到突发紧急事故时，精准联络更是守护业户生命财产安全的关键，只有第一时间接触到业户，及时通报情况、部署防范、跟进处理工作，才能降低风险，兑现我们对业户的安全承诺。」
张先生进一步表示，去年宏福苑火警事件，不仅为整个物管行业敲响安全警钟，更让整个平台团队深刻体会到，社区安全管理没有小事，每一项基础工作的严谨性，都直接关系到每个家庭的安居乐业。「基于这份深切体会，我们主动优化业户联络资料管理机制，加密资料更新频次，这并非被动应对，而是主动承担责任 – 我们希望透过前置化、常态化管理，提前作出部署，防范安全隐患。」
五大核心效益：全方位守护家园
准确的联络资料能为物管团队带来多方面的实务效益：
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紧急应变：遇上火警、水浸、升降机故障或恶劣天气等紧急意外事故时，可即时透过电话或短讯通知相关业户，协助疏散避险，大幅减低住户生命财产受损风险。
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日常沟通：提前通知住户有关物业维修工程或公共设施暂停使用的安排，尽量减少对居民生活造成不便。
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推动业主参与：有助呼吁住户积极参与物业管理事务会议、发送文件并有效收集意见。
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资讯精准送达：保障各项屋苑或社区活动资讯能准确送达住户。
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财务管理透明：更有效发放物业管理费通知、缴费提示及处理各类物业财务事宜。
与时并进：善用即时通讯软件
随着即时通讯软件普及化，部分物管公司已透过屋苑通讯群组向住户发放即时讯息，进一步便利资讯传递及提升效率。物业管理业监管局欢迎业界与时并进，但同时提示各物管公司必须严格遵守《个人资料（私隐）条例》，确保资料只用于合法的物管工作用途，并妥善作出保管，以保障住户并赢取其信任。
物业管理业监管局
（只提供中文版本）
