物業管理業監管局批出首批物管人牌照

2020年8月20日(星期四)
香港時間18時00分

物業管理業監管局(監管局)今日於監管局辦事處頒發物業管理業發牌制度(發牌制度)下首批物業管理人牌照。監管局主席謝偉銓、副主席許智文教授及監管局成員一同出席頒發儀式,見證及頒發首批正式及臨時物管人(第1級)、(第2級)牌照予合乎資格的物管從業員。

謝主席表示:「批出首批25個物管人牌照,標誌着香港的物業管理業發展踏進新里程。我呼籲業界物管公司及物管人早日申領牌照,與監管局攜手推動業界朝著優質化及專業化發展,為公眾提供更優質及專業的物管服務。」

儀式上,大部分獲發牌照人士認為,申請牌照的手續簡單方便,批核便捷有效率。成功申領臨時物管人牌照的從業員表示,已計劃修讀「物業管理業監管局指明課程」,然後申領正式物管人牌照。

自發牌制度於2020年8月1日實施後,截至昨日(8月19日),監管局共收到逾700宗有意申領牌照的登記,並已成功收取了超過300個申請的文件,反映了業界對發牌制度的支持。

發牌制度的目的是透過制訂及執行一套專為香港物業管理業而設的發牌規管制度及其他相應配套措施,鼓勵及協助物管業及從業員朝着優質化及專業化發展。

發牌制度設有「物業管理公司牌照」及「物業管理人牌照」。為令業界有充足時間適應,發牌制度設有3年的過渡期。過渡期間,物管公司及物管人可選擇,但並不規定必須領牌。

物管公司及物管人可透過監管局網站預約和遞交牌照申請。有關發牌制度的資訊及申領牌照的安排,請瀏覽以下監管局網頁:

物業管業的發牌的資

查詢電話:(852) 3696 1111

電郵:enquiry@pmsa.org.hk

網頁:https://www.pmsa.org.hk/tc/licensing/licensing.html

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附圖:物業管理業監管局(監管局)主席謝偉銓(右)及監管局成員(左)頒發首批牌照予合乎資格的物業管理從業員。

 

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物業管理公司須有效控制物業管理業務

守則編號:C3/2021
生效日期:2021年1月8日

序言
以下載有實務指引的《操守守則》(「守則」)乃物業管理業監管局根據《物業管理服務條例》(《條例》)第5條就施行第4條(違紀行為)而發出的。雖然持牌人1不會僅因違反守則的條文而招致法律責任,但在紀律聆訊中,守則可獲接納為證據,及關於持牌人違反或沒有違反守則的有關條文的證明,可作為有助於確立或否定受爭議的事宜的依據。
守則

設立有效控制業務的機制

A(1) 持牌物業管理公司(「持牌物管公司」)須為其提供物業管理服務(「物管服務」)的業務設立有效控制的機制。該機制須包括以下元素:

  • 建立管理團隊架構;
  • 制定工作指引;
  • 提供足夠人手;
  • 提供足夠資源;
  • 提供合適培訓;
  • 有效監察;
  • 定期評估;
  • 適當跟進行動;
  • 備存紀錄;及
  • 監督分判商。

建立管理團隊架構

B(1) 持牌物管公司須就每一個其提供物管服務的物業建立管理團隊架構並擬備一份管理團隊架構圖表,讓員工知悉其管理團隊架構,以助執行職務及匯報工作。

制定工作指引

C(1) 持牌物管公司須設立妥善的工作程序及清晰的指引讓員工提供物管服務時有所依循。持牌物管公司須定期檢視及/或更新有關程序及指引,以確保符合運作上的需要。

提供足夠人手

D(1) 持牌物管公司須與其客戶2訂立物管服務協議及根據有關協議安排足夠員工以提供物管服務。

提供足夠資源

E(1) 持牌物管公司須提供工作上所需及合適的物品及工具,讓員工可在安全的工作情況下有效地提供物管服務。

提供合適培訓

F(1) 持牌物管公司須向其提供物管服務的員工提供合適的培訓,讓員工能符合有關工作程序及指引執行職務,並對未能按有關工作程序及指引提供物管服務的員工加強培訓。

有效監察

G(1) 持牌物管公司須持續及有效地監察提供物管服務員工的工作和行為,並定時進行審查,以確保員工依循有關工作程序及指引行事。

定期評估

H(1) 持牌物管公司須定期對提供物管服務的員工的工作表現作出評核,以確定員工有否依循有關工作程序及指引行事,並考慮是否需要加強培訓或提供進一步的指引。

適當跟進行動

I(1) 持牌物管公司須對沒有依循有關工作程序及指引行事的物管員工採取適當跟進行動。

備存紀錄

J(1) 持牌物管公司須就執行守則備存不少於三年的相關資料及文件。

監督分判商

K(1) 如持牌物管公司將全部或部份的物管服務分判給分判商或服務提供者,則該持牌物管公司須對有關分判商或服務提供者作出合適的監督,不論有關分判商或服務提供者是否持有物業管理公司牌照。

註釋

  1. 「持牌人」一詞是指持有以下牌照的人士:物業管理公司牌照;物業管理人(第1級)牌照;物業管理人(第2級)牌照;臨時物業管理人(第1級)牌照;或臨時物業管理人(第2級)牌照。
  2. 「客戶」一詞的定義與《條例》第16條所述的「客戶」相同,即「就獲某持牌物業管理公司提供物業管理服務的物業而言,指—(a)該物業的業主組織;及(b)就該服務支付或有法律責任就該服務支付管理費的該物業的業主」。在此定義下,租客不是客戶。
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物業管理公司處理投訴的機制

守則編號:C2/2021
生效日期:2021年1月8日

序言
以下載有實務指引的《操守守則》(「守則」)乃物業管理業監管局根據《物業管理服務條例》(《條例》)第5條就施行第4條(違紀行為)而發出的。雖然持牌人1不會僅因違反守則的條文而招致法律責任,但在紀律聆訊中,守則可獲接納為證據,及關於持牌人違反或沒有違反守則的有關條文的證明,可作為有助於確立或否定受爭議的事宜的依據。

守則

投訴程序及制度

A(1) 持牌物業管理公司(「持牌物管公司」)須就其提供物業管理服務(「物管服務」) 的每一個物業制定一套有效處理投訴2的機制(「機制」),並於有關物業的顯眼地方展示載有有關機制詳情的告示,讓客戶3備悉有關詳情。

A(2) 於守則第A(1)段所述的告示除須載有有關機制的詳情外,亦須載有以下內容:

  • 投訴方法;
  • 客戶可索取機制的詳情4
  • 收集個人資料聲明;及
  • 負責人的聯絡資料(見守則第B(1)段)。

A(3) 機制須包括以下元素:

  • 委任負責人監察投訴的處理;
  • 確認接獲及記錄投訴;
  • 盡快處理投訴;
  • 適時通知投訴人進度及結果;及
  • 妥善備存紀錄及提供投訴資料。

委任負責人監察投訴的處理

B(1) 持牌物管公司須就其提供物管服務的每一個物業委任一名持牌物業管理人負責監察投訴的處理(「負責人」),並將負責人的姓名、牌照號碼及電話號碼及/或電郵地址展示於有關物業的顯眼地方。

確認接獲及記錄投訴

C(1) 除守則第E(3)段另有規定外,在接獲投訴後,負責人須在合理及切實可行的範圍內盡快安排編配個案編號予有關投訴、記錄有關投訴的撮要於投訴登記冊5內,及向投訴人確認接獲其投訴並提供個案編號6

C(2) 負責人須確保投訴登記冊內載有以下的資料:投訴人的姓名/名稱(如有提供)、投訴的撮要及記錄日期。

C(3) 負責人須定時查閱載於投訴登記冊的資料,如發現錯漏,須在合理及切實可行的範圍內盡快作出或安排作出更正。

盡快處理投訴

D(1) 持牌物管公司在接獲投訴後須按機制在合理及切實可行的範圍內盡快展開跟進工作。然而,持牌物管公司可不處理不具名的投訴7

D(2) 除守則第E(3)段另有規定外,如投訴並非可由持牌物管公司處理(例如被投訴的對象並非持牌物管公司的員工或投訴的事宜並非屬其提供的物管服務範圍),持牌物管公司須在投訴人同意下將有關投訴轉介至有關人士或組織(例如管理委員會或業主委員會)或通知投訴人直接與有關人士或組織聯絡。

適時通知投訴人進度及結果

E(1) 除守則第E(3)段另有規定外,持牌物管公司須適時通知投訴人跟進工作的進度。

妥善備存紀錄及提供投訴資料

F(1) 持牌物管公司須妥善備存所有與投訴相關的資料8及文件,為期不少於自接獲投訴起計三年的時間(不論投訴是否成立),並須按業主組織的書面要求(如有),提供年度性的投訴統計資料(包括投訴的性質、小計及總數)。

註釋

  1. 「持牌人」一詞是指持有以下牌照的人士:物業管理公司牌照;物業管理人(第1級)牌照;物業管理人(第2級)牌照;臨時物業管理人(第1級)牌照;或臨時物業管理人(第2級)牌照。
  2. 如持牌物管公司合理地相信有關人士就某事宜只是作出查詢、提供意見或資料,而不是提出投訴,則毋須按守則處理有關事宜。投訴可由具名或不具名人士作出,而該等人士包括相關物業的客戶、用戶及訪客。投訴可透過不同渠道提出,包括口頭、電話、傳真及電郵等。如持牌物管公司合理地相信根據投訴人提供的資料未能辨認投訴人的身份,則可將相關投訴當作不具名投訴處理。
  3. 「客戶」一詞的定義與《條例》第16條所述的「客戶」相同,即「就獲某持牌物業管理公司提供物業管理服務的物業而言,指—(a)該物業的業主組織;及(b)就該服務支付或有法律責任就該服務支付管理費的該物業的業主」。在此定義下,租客不是客戶。
  4. 持牌物管公司可在收取合理的複印費後,提供機制詳情的複本。
  5. 登記冊可以電子形式備存。持牌物管公司可就物業的不同的部份(例如住宅部份、會所部份等)設立獨立的登記冊。
  6. 守則內提及持牌物管公司須與投訴人聯絡的指引只適用於投訴人有提供聯絡方法的情況。如投訴人沒有提供任何聯絡方法,則載於守則第C(1)段、第D(2)段、第E(1)段及第E(2)段關乎與投訴人聯絡的指引並不適用。
  7. 雖然持牌物管公司可不處理不具名的投訴,但仍須按守則第C(1)段的規定記錄不具名的投訴於投訴登記冊內。
  8. 相關資料包括與投訴人口頭及透過電話聯絡的紀錄。
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一般操守守則

守則編號:C1/2020
生效日期:2020年8月7日

序言

以下載有實務指引的《操守守則》(「守則」)乃物業管理業監管局(「監管局」)根據《物業管理服務條例》(《物管條例》)第5‍‍‍條就施行第4條(違紀行為)而發出的。雖然持牌人不會僅因違反守則的條文而招致法律責任,但在紀律聆訊中,守則可獲接納為證據,及關於持牌人違反或沒有違反守則的有關條文的證明,可作為有助於確立或否定受爭議的事宜的依據。

守則
  1. 持牌人不得在專業方面,有失當或疏忽行為。
  2. 持牌人須秉持誠實、忠誠和嚴正的態度向其客戶提供服務。
  3. 持牌人須盡其所知提供準確及相關的資料或意見給予其客戶,以便其客戶根據已知情況作出判斷和決定。
  4. 持牌人須設立妥善的程序及制度以管理和監督其提供的物業管理服務。
  5. 持牌人在執業時須對其客戶及其他相關人士公平公正。
  6. 持牌人應避免與其客戶涉及利益衝突。在有可能有或有潛在利益(不論是金錢或其他實益利益)衝突的情況下,持牌人須在合理切實可行的範圍內盡快向其客戶詳盡披露有關利益。
  7. 持牌人不得惡意損害其他提供物業管理服務的提供者的名聲或貶低其他提供物業管理服務的提供者的作業方式。
  8. 持牌人不得作出可能損及物業管理服務專業的聲譽的行為。
  9. 持牌人須在執業時遵守香港的法律。

註釋

  1. 「持牌人」一詞是指物業管理公司牌照;物業管理人(第1級)牌照;物業管理人(第2級)牌照;臨時 物業管理人(第1級)牌照;或臨時物業管理人(第2級)牌照的持有人。
  2. 「客戶」一詞的定義與《物管條例》第16條所述的「客戶」相同。《物管條例》第16條訂明:「客戶(client)就獲某持牌物業管理公司提供物業管理服務的物業而言,指—(a)該物業的業主組織;及(b)就該服務支付或有法律責任就該服務支付管理費的該物業的業主。」
  3. 在裁定某持牌人有否按照守則第(3)及(4)段行事時,監管局會考慮有關的持牌人與其客戶所訂立的合約的條款,以釐定該持牌人提供的物業管理服務範圍及其須履行的責任。

成為指明學歷的準則

持有物業管理人牌照的其中一個準則,是持有物業管理業監管局(監管局)指明的學歷。在決定指明的學歷時,監管局會考慮以下因素:

香港資歷架構級別及資歷學分

一般而言,學位或同等學歷必須符合資歷架構第5級或以上並具有最少150個資歷學分,而副學士學位、文憑或同等學歷必須符合資歷架構第4級或以上並具有最少90個資歷學分。

與物業管理業的相關性

監管局將採用物業管理業行業培訓諮詢委員會制定的「職業資歷階梯」作為評審工具。一般而言,課程必須涵蓋7個職能範疇中的4個或以上的範疇,而當中必須包括「應用法律」。此外,課程涵蓋的能力單元必須是根據「職業資歷階梯」為「物業經理」(適用於物業管理人(第1級)牌照)或「物業主任」(適用於物業管理人(第2級)牌照)職位制定的能力單元。只有當課程所涵蓋的職能範疇內的能力單元數目達到或超過監管局規定的以下要求,該職能範疇才會被視為已獲涵蓋:
職業資歷階梯涵蓋的職能範疇物業經理的能力單元數目物業主任的能力單元數目
1. 環境管理最少3個最少3個
2. 建築物維修保養最少2個最少2個
3. 業戶管理及社區服務最少3個最少3個
4. 設施管理最少2個最少1個
5. 應用法律所有單元所有單元
6. 財務及資產管理最少1個最少1個
7. 人力資源管理最少2個最少2個
提出申請
團體或院校如有意將其課程成為指明的學歷,可向監管局提出申請
註:有關物業經理及物業主任工作崗位的能力要求所涵蓋的職能範疇及能力單元的資料,請參閱:https://www.hkqf.gov.hk/pm/tc/vqp/pathways/index.html 

根據《物管條例》,監管局要求其成員披露其屬於監管局決定的類別或種類的利害關係。《物管條例》亦規定監管局成員就須作出的披露,備存一份登記冊,有關登記冊須上載於互聯網以供查閱。

《物管條例》並無說明設立及維持利害關係登記冊之目的。但監管局認為,其目的在於提升透明度及確保監管局的決定過程客觀、公正,並得到公眾信任。

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根據《物管條例》,監管局要求其成員披露其屬於監管局決定的類別或種類的利害關係。《物管條例》亦規定監管局成員就須作出的披露,備存一份登記冊,有關登記冊須上載於互聯網以供查閱。

《物管條例》並無說明設立及維持利害關係登記冊之目的。但監管局認為,其目的在於提升透明度及確保監管局的決定過程客觀、公正,並得到公眾信任。

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