任何牌照申请人须获监管局信纳其是持有牌照的合适人选才可获发牌照。在某些情况下，包括申请人曾因任何刑事罪行被定罪，或是属《精神健康条例》（第136章）第2(1)条所指的精神紊乱的人，或该条所指的病人，监管局会要求申请人提供有关文件及资料以作考虑。有关程序如下：
- 监管局要求申请人提供有关文件及资料注；
- 监管局於审阅已递交的文件及资料後，或会要求申请人提供进一步的资料及文件；
- 监管局或会联络相关的第三方 （例如：香港警务处、法院、有关主诊医生）索取进一步的资料或核实已提供的文件或资料；
- 有关个案或需由监管局牌照委员会考虑；
- 如牌照委员会拟不发出牌照或於发出的牌照施加条件，会以书面形式通知申请人有关决定及原因，而申请人可於通知函日期起计的14天内提供进一步的资料；
- 申请人就第 (5) 项的回应：
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- 如申请人14天内提供进一步的资料，则申请会交由非牌照委员会成员的监管局成员组成的小组审理及作出最後的决定。监管局会以书面形式通知申请人有关决定及原因；
- 如申请人未有於14天内提供进一步的资料，则监管局会以书面形式通知申请人不向其发出牌照的决定及原因。
上述程序视乎个案複杂情况，一般需时3至6个月（由申请人递交所有所需文件及资料起计）处理。
就上文所述的第(6)项，有关申请人可於接获不向其发出牌照的决定的通知日期起计的21天内，以书面形式向民政事务局局长提出上诉。
註：提供所需文件及资料与否，纯粹自愿。然而，若申请人不提供所需文件及／或资料，监管局可能因此不能信纳申请人属持牌的合适人选而不向申请人发出牌照。
